Unerlässliche Bürosoftware – worauf im modernen Geschäftsalltag nicht verzichtet werden kann

Damit die PCs im Büro effizient laufen, braucht es die passende Software. Von klassischen Textverarbeitungsprogrammen bis hin zum Tool für die Buchhaltung kommen hier aber verschiedene Lösungen zusammen. Da kann man schnell einmal den Überblick verlieren, was nun tatsächlich notwendig ist.

Office-Anwendungen als Fundament

Wie der Name schon erahnen lässt, sind Office-Anwendungen für die Arbeit im Büro unerlässlich. Neben dem bekannten Microsoft Office gibt es hier aber mittlerweile auch Alternativen. Aufgrund der Kompatibilität und dem einfachen Grund, dass die meisten Angestellten mit den Tools vertraut sind, wird aber auch heute noch auf den Marktführer von Microsoft gesetzt. Selbst auf so manchen Macs laufen Word, Excel und auch PowerPoint statt der hauseigenen Programme von Apple. Für kleine Büros kommen grundsätzlich aber auch Anwendungen wie LibreOffice infrage, da es sich hier deutlich einfacher nach dem persönlichen Befinden des Geschäftsführers arbeiten lässt.

Das richtige Tool für die Buchhaltung

Deutlich mehr Auswahl gibt es auf dem Markt, wenn es um eine eigene Software für die Buchhaltung geht. Hier finden sich unter anderem zahlreiche Angebote für Kleinunternehmer, Freiberufler und KMUs, die bereits für wenige Euro im Monat erhältlich sind. Zum Leistungsumfang zählt dabei neben der Rechnungslegung und -kontrolle oft auch das Mahnwesen. Wichtig ist, dass das Tool auch gleich eine eigene Schnittstelle zum Steuerberater ermöglicht. Für größere Betriebe haben sich vor allem die Marken WISO und DATEV etabliert. Wichtig ist in allen Fällen jedoch, dass die Buchhaltungssoftware entsprechend skalierbar ist. So muss der Anbieter nicht gewechselt werden, wenn der Aufwand im Laufe der Zeit anwächst.

Lohnt sich eine Individualsoftware im Büro?

Von der Logistik bis hin zur Warenwirtschaft gibt es viele Gründe, im Büro auf eine Individualsoftware zurückzugreifen. Diese maßgeschneiderten Lösungen sind aber teuer und meist nur mit entsprechendem Kapital finanzierbar. Sinnvoll ist die Individualsoftware grundsätzlich immer dann, wenn es ansonsten viele Schnittstellen zu überbrücken gilt. Dadurch sinkt nämlich die Datenqualität und das Risiko für Übertragungsfehler steigt mit jeder Schnittstelle an. Handelt es sich nun aber um klassische Bürodienstleistungen wie etwa Design, Marketing oder auch Steuerberatung, ist in den meisten Fällen keine maßgeschneiderte Lösung notwendig.

Arbeiten in der Cloud – warum sich der Umstieg lohnt

Dass die Cloud die Zukunft der IT sein wird, zeigen bereits die Pläne der großen Anbieter. Microsoft beispielsweise arbeitet am Projekt Office 365 only. Dabei sollen alle Anwender, ob geschäftlich oder privat, früher oder später auf die Cloud-Variante des Office-Pakets zurückgreifen. Wer früh wechselt, kann die Mitarbeiter schon einmal ohne Stress an das neue Arbeiten gewöhnen. Grundsätzlich ändert sich für die Anwender selbst nicht viel, vor allem für die interne IT-Abteilung bedeutet die Cloud-Migration aber viel Arbeit. Am Ende kann eine Umsetzung aber auch Schritt für Schritt erfolgen. Für kleine Betriebe etwa ist es besonders praktisch, einfach in Shared-Documents von Google zu arbeiten. So lassen sich Tabellen und Textdateien von überall aus und auch von mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten.

Ein Projektmanagement-Tool ist unerlässlich

Projektarbeit steht heutzutage in nahezu jedem Büro auf dem Programm. Dafür gibt es mittlerweile auch zahlreiche Lösungen, die dabei auf digitaler Ebene unterstützen. Ob klassische Software oder Online-Tool muss dabei jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden. Für kleinere Projekte lassen sich aber vor allem Online-Tools auch ganz ohne Kosten nutzen. Der Funktionsumfang ist dabei zwar eingeschränkt, alle grundlegenden Features für die Organisation und Überwachung der Projektarbeit stehen aber zur Verfügung.